Câu này mình học của một công ty thu hồi nợ, nhưng nó cũng vô cùng chính xác khi áp dụng vào việc quản lý data của một tổ chức. Việc các công ty, các anh chị em seller, các tổ chức nói chung sử dụng nhiều hệ thống là chuyện rất bình thường, rồi chưa kể còn nhiều công cụ bên ngoài như các nền tảng quảng cáo, các nền tảng social, hay các nền tảng thương mại điện tử. Tất cả những công cụ này khi sử dụng và vận hành đều phát sinh dữ liệu, và điều quan trọng là bạn cần phải nắm được dữ liệu đó trong tay.
Vì sao chuyện này lại quan trọng?
Ở giai đoạn đầu của việc kinh doanh, trước mắt là phải sống được cái đã. Đó là nhiệm vụ quan trọng nhất, chứ công ty không sống, không phát triển, túi tiền của founder không rủng rỉnh thì data đâu có nghĩa lý gì.
Đến khi bạn bắt đầu scale lên, hoặc đến lúc bạn cần tối ưu hóa lại các khâu vận hành của công ty, thì lúc đó data mới bắt đầu trở nên quan trọng. Đây cũng là một chu kỳ bình thường trong việc sử dụng data của bất kì công ty nào hiện nay, nên nếu bạn cảm thấy mình có vẻ cũng giống như thế thì hoàn toàn bình thường nhé, không có gì sai trái cả.
Ở giai đoạn đầu, bạn có thể dùng được các dữ liệu của bạn trong các hệ thống bán hành, hệ thống quảng cáo, hay các hệ thống nói chung, thông qua các dashboard tích hợp sẵn trong từng công cụ. Thật ra các dashboard này cũng rất tốt, vì nó giúp bạn nắm được tình hình và hiệu quả một cách nhanh chóng, nhưng để lấy chi tiết dữ liệu thì thường là nó không làm được. Chưa kể mỗi doanh nghiệp sẽ có một “bí kiếp” riêng, một số chỉ số riêng để theo dõi trong việc kinh doanh, không thể chia sẻ bí mật này với ai khác cả, mà chưa chắc người khác cần, nên các nền tảng hệ thống cũng không thể tạo được những dashboard, report này cho bạn xem.
Đó là lúc bạn phải tải dữ liệu về thủ công trong các file Excel, file CSV, rồi xử lý nó trên máy tính của mình, hoặc có thể là upload lên Google Drive để thao tác. Đây gọi là dữ liệu thô, là phần vô cùng quan trọng để bạn có thể tiến hành phân tích sâu hơn.
Nhưng rồi cũng tới lúc bạn nhận ra việc tải file quá chậm, xử lý thủ công mất thời gian, nhân sự thì phải tuyển thêm, mà người làm thì có khả năng sai sót. Hoặc đơn giản như việc tổng hợp đơn hàng từ các sàn thôi đã là vấn đề, vì có bao nhiêu shop là phải tải bấy nhiêu file, rồi phải nhân cho số lượng sàn thì thôi quá là mất thời gian.
Trong khi đó, nếu bạn có một công cụ để tổng hợp hết data từ mọi nơi về 1 chỗ duy nhất là đã giải quyết xong bài toán này rồi. Quảng cáo chút là Elton Data của mình có thể giúp bạn được phần này, hãy liên hệ trên website Elton Data để biết thêm chi tiết nha.
Quay trở lại bài toàn của chúng ta, việc có dữ liệu trong tay khiến cho mọi thứ trơn tru hơn, nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, và bạn có dữ liệu nhanh hơn, sớm hơn, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu ra quyết định.
Nhưng cái này mới là cái cần suy nghĩ nè: Lỡ mà nền tảng đó không cho bạn lấy dữ liệu ra thì sao? Hoặc không cung cấp các giải pháp tự động để lấy dữ liệu thì sao? Nó sẽ là vấn đề lớn, vì bạn không thể tích hợp được với các hệ thống khác, bạn không có sự “sở hữu” với dữ liệu của chính mình, và như vậy bạn bỏ qua cơ hội để có thể tối ưu cho việc kinh doanh của mình.
Trước đây mình từng tư vấn cho một khách hàng, khi đó họ dùng 1 hệ thống chat support, hệ thống thì chạy ngon nhưng lại không có API để kéo dữ liệu ra, nên cần tự động hóa báo cáo là thua. Thậm chí đến cả việc tải về danh sách khách hàng đang lưu trong hệ thống cũng không được, do số liệu nhiều nên tính năng đó bị crash, và chỉ có cách duy nhất là phải email cho đối tác cung cấp hệ thống để họ export và gửi lại file dữ liệu thủ công.
Các hệ thống đưa dữ liệu cho bạn theo những cách nào?
Dễ nhất là cho các bạn tải file thủ công, tuy nhiên với góc nhìn của mình thì đây chưa phải là cách mà bạn có thể thật sự “sở hữu” dữ liệu của mình trong tay, vì bạn không thể tự động hóa khâu này, hoặc rất khó, hoặc phải dùng cách không chính thức.
Cách thường thấy hơn là các nền tảng sẽ cung cấp những bộ API để các hệ thống khác có thể rút dữ liệu một cách tự động.
Ví dụ, Shopee, Lazada, TiktokShop, Shopify có cung cấp API để lấy chi tiết danh sách đơn hàng của bạn, thậm chí đơn hàng cập nhật trạng thái thì nó cũng cập nhật theo. Rất tiện. Hoặc Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads chẳng hạn, chúng cũng có API để bạn lấy được dữ liệu các campaign đang chạy, thậm chí là theo ngày luôn.
Hay các hệ thống quản lý vận hành như Nhanhvn, Haravan cũng có API để lấy rất nhiều dữ liệu từ đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, kho bãi, các giao dịch nhập xuất kho…
Dùng các API này, bạn có thể kéo dữ liệu về tự động, không cần tải tay nữa. Như Elton cũng thế, nó cũng lấy các API chính thức này để có data chứ đâu.
Thật ra thì API không chỉ dùng để lấy dữ liệu ra khỏi một hệ thống nào đó, mà nó còn dùng để đưa dữ liệu vào nữa nhé, nhưng ngoài scope của bài viết này nên mình sẽ không đề cập.
Thêm một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống
Đây là lời khuyên của mình dành cho các bạn nào đang lựa chọn hệ thống để sử dụng, hãy ưu tiên chọn các hệ thống có thể trích xuất được data của chính bạn, và không bị ràng buộc vào một hệ thống cố định (no vendor lock-in). Đừng để khi cần mà không phân tích được trên chính data của mình thì cực.
Ngoài ra, bạn cũng nên xem thử hệ thống đó có tính phí khi sử dụng API hay không, hay có chính sách ràng buộc nào thêm hay không. Nhiều hệ thống mình biết có tính một chút phí, hoặc phải nâng cấp lên gói cao thì mới dùng được API, tùy bạn quyết định dựa theo công năng mà phần mềm / hệ thống có thể đáp ứng được cho bạn.