Đây là một vấn đề mình thường thấy trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là các bạn làm những công ty siêu nhỏ, hoặc các công ty làm thương mại điện tử, hoặc các công ty làm dịch vụ. Bạn cần số liệu, bạn cần phân tích, bạn cần insights, nhưng ngay từ đầu bạn đã không hệ thống hóa quy trình hoạt động của mình thì lấy đâu ra số liệu. Đây là một số kinh nghiệm của mình về vụ này.
Số hóa vận hành là làm gì?
Việc số hóa vận hành là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất, vì nó là một bản “sao chép” lại những dữ liệu quan trọng mà chúng ta thường trao đổi trong quá trình làm việc, và nó cũng là ghi chép lại kết quả của quá trình vận hành đó.
Thế nếu tất cả những việc bạn làm, số liệu mà bạn ghi nhận bạn lưu trữ vào Excel thì có được xem là số hóa vận hành không? Có, đây là hình thức sơ khai nhất của việc số hóa vận hành, nó có rất nhiều nhược điểm nhưng ít nhất bạn cũng nhận thức được là mình cần lưu trữ thông tin nào lại.
Số hóa vận hành không chỉ là áp dụng một hệ thống, một cái app, một cái web vào trong vận hành. Nó là một chuỗi nhiều thứ liên quan:
- Quy trình của bạn hiện tại có phù hợp với việc số hóa / tự động hóa chưa? Có phù hợp với việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận / cá nhân tham gia vận hành hay chưa? Có cần thay đổi gì không?
- Các quy định hiện tại của bạn có rào cản nào cho việc số hóa vận hành hay không?
- Hệ thống thông tin mà bạn sẽ cần dùng là gì? Hệ thống thông tin này có thể là một hệ thống bán hàng, hệ thống CRM, hệ thống nhân sự, rộng hơn nữa thì có ERP, hệ thống kế toán…
- Các luồng trao đổi thông tin, trao đổi dữ liệu giữa người với người, người với máy, máy với máy (tích hợp hệ thống) ra sao?
Bài toán số hóa vận hành chưa bao giờ là một bài toán nhỏ, kể cả khi quy mô công ty nhỏ thì cũng cần rất nhiều thứ phải xem xét. Mình không phải là chuyên gia về chuyển đổi số hay số hóa vận hành, nên chỉ có kinh nghiệm cá nhân và không hình thành nên quy trình gì để đánh giá cả. Các đơn vị làm dịch vụ tư vấn, triển khai, số hóa vận hành sẽ có những kinh nghiệm sâu hơn với từng ngành nghề cho việc này.
Một ví dụ đơn giản nhất để bạn hiểu về số hóa vận hành: Bạn bán hàng trên một số sàn thương mại điện tử. Thời gian đầu số đơn hàng còn ít, vài chục đơn / ngày, bạn có thể xử lý gọn gàng, thông tin trao đổi qua Zalo, đơn hàng ghi chú vào Excel hoặc Google Sheets. Tồn kho cũng Excel và Google Sheets.
Nhưng khi đơn hàng bắt đầu lên tới hàng trăm, làm sao bạn có thể chia đơn hàng cho các team để họ chọn hàng, đóng gói, rồi gửi đi? Làm sao bạn có thể theo dõi trạng thái rất nhiều đơn hàng? Làm thế nào bạn tính được tồn kho khi mà bạn bán rất nhiều kênh, mỗi kênh bán lại có những cách thực thi đơn hàng khác nhau?
Lúc này là lúc bạn cần sự hỗ trợ của một hệ thống bán hàng như Nhanh.vn, KiotViet, Sapo, hay bán quốc tế mình thấy seller thường chọn Shopify. Các hệ thống này giúp cho quy trình bán hàng, fulfill hàng của bạn nhanh, chính xác và dễ kiểm soát, chứ không phải là một mớ hỗn loạn nữa.
Hệ thống không chỉ là các dịch vụ, các ứng dụng đồ sộ. Ví dụ bạn có thể dùng Lark Base để tổ chức thành nơi theo dõi thông tin và luồng chạy thông tin giữa các team, cũng là một cách số hóa vận hành (tất nhiên có nhiều giới hạn, nhưng đôi khi có cũng còn hơn không). Mình biết có team chỉ xài Notion nhưng vẫn kiếm doanh thu đều đều, không sao cả.
Lợi ích của số hóa vận hành mình sẽ tóm gọn lại trong mindmap này:
Không phải lớn thì mới cần hệ thống
Một sai lầm nữa mình thường thấy là các tổ chức thường chờ đến khi họ đủ lớn, hoặc tới khi họ gặp vấn đề thì mới bắt đầu số hóa, bắt đầu đưa hệ thống vào vận hành. Quan điểm của mình là bạn cần làm chuyện đó sớm nhất có thể, thậm chí ngay từ khi bắt đầu bước vào kinh doanh, vì các lý do sau:
- Khi quy trình còn đơn giản, người còn ít, thì dễ thiết lập vận hành trên hệ thống hơn
- Rào cản về con người, phòng ban, tập huấn… ở mức thấp
- Kiểm soát được các luồng vận hành trơn tru để dễ scale lên thêm
Thế nên các bạn thấy hiện nay nhiều bạn seller mới bắt đầu mang hàng lên thương mại điện tử bán là đã đăng ký sử dụng hệ thống bán hàng. Các performance agency mới mở cũng đã rục rịch tìm hiểu, tổ chức CRM cho riêng mình. Đây là một tín hiệu vui so với chỉ tầm 5-7 năm trước, mọi thứ đều không được tổ chức thành hệ thống, mỗi người 1 file Excel, rối loạn cả lên.
Hệ thống không chỉ giúp cho vận hành, nó còn là “vàng” để khai thác về sau
Lợi ích của hệ thống vận hành thì thôi không phải kể nhiều, nhưng mình thấy là nhiều bạn cũng quên mất phần mình sẽ thu được một khi hệ thống vận hành đủ lâu. Đó là khối dữ liệu đồ sộ mà bạn có thể khai thác, phân tích và giúp tối ưu cho tổ chức của mình. Dữ liệu càng nhiều và càng chính xác (khi đi qua hệ thống thì xác suất nhập liệu sai được giảm đi nhiều), càng tự động hóa (do không phải báo cáo thủ công) thì bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và công sức cho phần tối ưu hóa.
Sẵn đây mình cũng muốn có một lời khuyên nhỏ, đó là bạn hãy tập tư duy lưu trữ lại hết tất cả những dữ liệu quan trọng từ ngày đầu. Doanh thu, khách hàng là thứ mà ai cũng ghi nhận rồi, nhưng chi phí là một loại data siêu quan trọng nhưng rất hay bị bỏ qua. Hãy tập ghi nhận lại hết các khoản chi của mình, từ tiền lương, tiền chạy project, tiền mua hàng, cho đến cả tiền nộp thuế cũng cần ghi nhận lại.
Khi bạn đã ghi nhận doanh thu và dữ liệu bán hàng, sau đó ghi nhận được cả chi phí, thì bạn sẽ dễ ước tính được lợi nhuận và có thể đưa ra dự báo dòng tiền tốt hơn, có kế hoạch đảm bảo dòng tiền hiệu quả hơn. Đây là thứ mà không hệ thống hóa, không số hóa thì còn lâu mới làm được.
Nếu bạn không triển khai, hay thậm chí là không tư duy về việc này từ sớm, thì đến lúc bạn cần sử dụng data thì lại không có data để dùng.
Hiện nay hệ thống rất dễ để thiết lập
Ngày xưa để triển khai một hệ thống nào đó rất tốt kém, không chỉ là chi phí bản quyền mà còn tiền triển khai, tiền bảo dưỡng… Nhưng năm 2025 mọi chuyện rất khác, bạn có nhiều công cụ no-code giúp bạn xây dựng được cả một hệ thống đơn giản với các business logic và luồng vận hành do bạn định nghĩa. Nếu cảm thấy no-code cũng còn khó quá, hãy tham khảo qua các bảng tổ chức bằng Lark Base, Notion, nó sẽ thân thiện hơn với các founder, CEO không có kinh nghiệm quá nhiều trong lĩnh vực tech.
Nhiều công cụ mới cũng được sinh ra chuyên biệt cho các ngành nghề, lĩnh vực mà bạn có thể thuê để dùng (dạng cloud, dạng thuê SaaS) với chi phí rất hợp lý. Ngày xưa làm gì có, chỉ có thể mua nguyên cục to với nhiều module, giờ thì thoải mái hơn và nhiều lựa chọn hơn.
Dù cho bạn có dùng gì đi nữa, thì cũng nhớ giữ tư duy số hóa sớm, hiệu quả cảo, và đừng quên lưu trữ lại tất cả data nhiều nhất có thể để dùng về sau nhé.