Một ngày đi làm bình thường của người làm thương mại điện tử:
- Marketing mâu thuẫn với Content vì gắn sai link sản phẩm (đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống khớp nhau)
- Vận hành sàn mâu thuẫn với Kho vì chuyển nhầm sản phẩm (đơn hàng bán ra không khớp với mã trong kho)
- Kế toán mâu thuẫn với Marketing vì báo cáo không chính xác (không thể liên kết chính xác dữ liệu từ marketing với doanh số thực tế tương ứng)
Vậy nên xử trí như thế nào để nội bộ làm việc mượt mà hơn?
Thiếu master data? Teamwork khó suôn sẻ
Làm trong ngành thương mại điện tử, mình thấy mọi sự chú ý đổ dồn 2 loại data nằm ở phần ngọn là Dữ liệu Phân tích và Giao dịch: Dùng data nào để tạo dashboard, trình bày dữ liệu sao cho trực quan đẹp mắt; Đánh giá, phân tích hiệu suất bán hàng, kinh doanh như thế nào từ dữ liệu giao dịch từ sàn,..nhưng lại bỏ quên hạt nhân cốt lõi để xây dựng nên hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh là master data
Tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình đánh giá hiệu suất bán hàng, hay hỗ trợ các quyết định kinh doanh, đầu tư nhưng master data - bảng dữ liệu gốc là “nguồn dữ liệu xác thực duy nhất” (the single source of truth), đảm bảo mọi phòng ban cùng tham chiếu trên một thông tin chuẩn xác, giảm thiểu sai sót, mâu thuẫn và hỗn loạn không cần thiết trong vận hành.
Hơn hết, khi mà kinh doanh online càng phát triển càng phức tạp, đa nền tảng với sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, master data chính là chìa khoá giúp dữ liệu di chuyển qua lại giữa các hệ thống liền mạch và chuẩn xác hơn.
Mọi thứ thật hỗn loạn nếu không có master data
Quay trở lại vấn đề ban đầu, do đâu có sự mâu thuẫn trong dữ liệu đối chiếu, báo cáo và vận hành? Ta dễ nhận thấy mỗi bộ phận đều có data source riêng. Nếu “Mọi hướng giải quyết đều nên dựa trên dữ liệu”, vậy các bên đều xử lý đúng, dựa trên dữ liệu nguồn (data source) của họ.
Mấu chốt ở đây là, dữ liệu nguồn của họ không liên kết với nhau, không có sẵn master data - mấu nối của mọi thứ. Và sự vắng bóng này tạo nên hỗn loạn và mâu thuẫn không cần thiết giữa các team, trong khi nguồn lực nên được tập trung để đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn cho doanh nghiệp.
Trong bối cảnh bán hàng đơn giản, 1 mã SKU chỉ là 1 mã SKU. Việc tạo nên master data là vô ích nhưng hãy thử đặt việc kinh doanh một món hàng vào guồng quay không ngừng nghỉ của thương mại điện tử,
- 1 SKU trên mỗi sàn tạo ra 2-3 biến thể khác nhau (Shopee/Lazada/TTS PID, Shop_sku, item_sku,…).
- 1 SKU trên mỗi sàn lại có nhiều bộ link khác nhau
- 1 SKU trong mỗi bộ phận lại có 1 biến thế khác nhau. Chưa kể đến các variant về thông số, màu sắc, kích thước,…
Đó là với 1 SKU, hãy tưởng tượng mỗi tháng có 10-20 sản phẩm mới, mỗi sản phẩm có chương trình bundle/combo thay đổi liên tục
Khó khăn có thể leo thang nhiều lần nếu nằm trong một mô hình kinh doanh tăng trưởng bức tốc để theo kịp thị trường. Trước khi bị đè bẹp bởi áp lực doanh số, các team có thể bị nhấn chìm vì nguồn data hỗn loạn, không khớp nhau, dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong quá trình vận hành kinh doanh.
Một số vấn đề cụ thể xảy ra khi bạn không quy chuẩn master data đúng và đủ:
- Không thể đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống: Thiếu mã chung khiến việc ghép nối (mapping) dữ liệu từ kho, bán hàng, marketing để lập báo cáo tổng hợp rất khó khăn do số liệu từ các nguồn không khớp nhau.
- Khó khăn trong theo dõi hiệu suất, báo cáo: không thể liên kết chính xác dữ liệu chiến dịch marketing với doanh số sản phẩm tương ứng, do mỗi nền tảng dùng tên/mã khác nhau.
- Trục trặc khi thực hiện đơn hàng: Đơn hàng bán ra có thể không khớp với mã sản phẩm trong kho, dẫn đến chậm trễ hoặc sai sót khi giao hàng. Về lâu dài, tồn kho thực tế và số liệu bán hàng lệch nhau, gây tổn thất tài chính và uy tín nữa (cái này mới là quan trọng nè).
Đó là trường hợp xấu nhất. Tin tốt là bạn có thể bắt đầu thu thập tất cả các mã sản phẩm từ mọi sàn tạo bảng product master data như dưới đây. Thực hiện làm sạch, loại bỏ trùng lặp để có một danh sách sản phẩm chuẩn hóa duy nhất, và bạn sẽ có một nguồn tham chiếu chung ban đầu cho các bộ phận.
Cần cù là tốt, nhưng hãy giải quyết vấn đề thông minh hơn
Một file master data có thể cứu team nội bộ khỏi những mâu thuẫn không cần thiết về số liệu báo cáo hoặc dữ liệu trong vận hành hằng ngày, để luồng làm việc trở nên suôn sẻ hơn.
Master data được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp không những giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và là sự chuẩn bị quan trọng cho bước tiếp theo - Kết nối, chuẩn hoá dữ liệu bằng Elton. Sự tự động hoá, ổn định và chuẩn xác sẽ tinh giảm được rất nhiều thời gian và công sức ngồi mày mò làm báo cáo, bảng biểu thủ công với nguồn dữ liệu phân nhánh từ các sàn.
Giờ đây, các bạn làm Marketing và Ecom có thể tập trung làm công việc các bạn yêu thích và giỏi nhất. Đó là hiểu sản phẩm, hiểu thị trường và bán hàng.
