Kinh doanh là một cuộc chơi dài hơi nên cần kiểm soát chi phí
Quá chú trọng vào tăng trưởng mà quên mất những rủi ro nếu mất kiểm soát chi phí và dòng tiền, việc kinh doanh của bạn sẽ như xây nhà trên nền cát lún, có thể sụt hố bất cứ lúc nào khi mô hình lớn dần lên. Việc các sàn bắt đầu tập trung tiến đến việc có lời thay vì chịu lỗ để xây dựng nền tảng như trước kia, đẩy doanh nghiệp SME, nhà bán hàng vào ‘tình thế’ phải tính toán, quản lí kĩ lại vấn đề dòng tiền và chi phí vì ở thời điểm này, không ai muốn càng bán càng lỗ nữa.
Điểm tích cực là các sàn ngày càng minh bạch trong biểu phí và cung cấp dữ liệu chi phí để seller dễ dàng theo dõi. Tuy nhiên, bài toán kiểm soát chi phí vẫn nan giải. Vấn đề không nằm ở phí ẩn, mà ở các chi phí phát sinh từ vận hành, chính sách và chiến lược kinh doanh trên sàn. Nếu không theo dõi sát sao, những khoản rò rỉ này sẽ dần bào mòn lợi nhuận, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn dù doanh thu tăng trưởng.
Một số loại chi phí phát sinh, khó kiểm soát mà mọi người thường lầm tưởng là chi phí ẩn như
Chi phí phát sinh từ các chương trình hỗ trợ & khuyến mãi
- Phí tham gia chương trình Freeship Xtra, Hoàn Xu Xtra (Shopee) → Dù hiển thị trong biểu phí, nhưng nhiều người bán không tính nó vào giá vốn, dẫn đến lợi nhuận thực tế bị giảm.
- Chi phí trợ giá vận chuyển (nếu NBH tài trợ một phần phí ship) → Số tiền này không hiển thị rõ trong cột “phí nền tảng” nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
- Giảm giá bắt buộc khi tham gia các sự kiện lớn (Mega Sales, Flash Sale)
Chi phí vận hành & xử lý đơn hàng
- Tỷ lệ hoàn hàng cao (đặc biệt trên TikTok Shop) → Mỗi đơn hoàn có thể gây mất phí vận chuyển hai chiều hoặc mất doanh thu tạm thời cho người bán.
- Chi phí lưu kho & xử lý đơn hàng (nếu sử dụng Fulfillment của sàn - FBS, TTS Logistics) → Những phí này không được trừ ngay trên từng đơn hàng mà tính theo tháng hoặc theo số ngày lưu kho.
- Phí xử lý hàng hóa chậm luân chuyển → Nếu hàng tồn kho quá lâu trong hệ thống fulfillment, sàn có thể áp dụng phí lưu kho bổ sung mà nhiều người bán không tính trước.
Chi phí từ chính sách thay đổi của sàn
- Điều chỉnh phí nền tảng theo từng ngành hàng → Một số ngành hàng có thể bị thay đổi mức phí hoa hồng, nhưng người bán không cập nhật kịp thời, dẫn đến lợi nhuận bị giảm bất ngờ.
- Hạn chế hiển thị hoặc giảm traffic tự nhiên → Nếu sàn ưu tiên traffic cho shop chạy quảng cáo hoặc tham gia các chương trình của sàn, chi phí marketing ngoài dự kiến sẽ tăng lên.
Vì sao khó theo dõi, kiểm soát các loại phí này?
Ví dụ như Phí hoa hồng, phí thanh toán, phí nền tảng được tính dựa trên giá trị thanh toán cuối cùng sau khuyến mãi, việc không theo dõi đúng giá trị bị trừ có thể làm sai lệch báo cáo chi phí. Nếu có hoàn tiền, phí có thể thay đổi hoặc bị trừ thêm.
Chưa kể sự chênh lệch thời gian giữa giao dịch và quyết toán. Một đơn hàng có thể tạo vào tháng này nhưng hoàn thành và quyết toán vào tháng sau, nếu không theo dõi theo thời điểm thanh toán, chi phí có thể bị lệch giữa các tháng. Hay khi chạy nhiều chiến dịch cùng lúc, chi phí thực tế phát sinh có thể chênh lệch lớn so với dự kiến. Các loại phí này không hiển thị trên trang tạo đơn hàng mà phải xem chi tiết đơn hoặc chờ khi đơn hàng thành công hay chiến dịch kết thúc mới thấy được báo cáo các khoản này.
Việc tổng hợp và xử lý các báo cáo chi phí, thu nhập thủ công cũng làm chậm tiến độ cập nhập tình hình thu-chi và độ chính xác nên có trong việc quản lý các dữ liệu này. Nếu nhập liệu và tính toán bằng tay, seller dễ gặp phải lỗi sai số, nhầm lẫn giữa các khoản phí hoặc bỏ sót các thay đổi mới nhất từ sàn.
Hơn nữa, dữ liệu chi phí trên sàn liên tục cập nhật, nhưng nếu chỉ dựa vào xử lý thủ công, seller khó có thể theo dõi kịp thời để đưa ra quyết định chính xác. Điều này có thể dẫn đến việc định giá sai, kiểm soát biên lợi nhuận kém, hoặc phát hiện rò rỉ chi phí quá muộn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, ứng dụng công cụ tự động hóa và phân tích dữ liệu là giải pháp cần thiết để quản lý chi phí chính xác và nhanh chóng.
Một điểm đáng lưu ý nữa là tỷ lệ phí sàn không biến động tuyến tính theo doanh thu do mỗi loại phí có cơ chế và mức doanh thu chịu phí khác nhau. Do đó, seller cũng gặp khó khăn khi theo dõi chặt chẽ để kiểm soát biên lợi nhuận hiệu quả
Hiện nay, Elton đã kết nối trực tiếp được các nguồn dữ liệu lấy chi phí từ các sàn, bao gồm Tổng hợp đơn hàng (Orders details) và Báo cáo thu nhập (Statement / Payment details) theo từng đơn hàng, từng SKU. Từ đó, khai thác các loại dashboard theo dõi tỷ lệ phân bổ phí sàn, theo dõi P/L từng sàn hoặc các sàn với nhau hằng tháng để kiểm soát được biên lợi nhuận hay tracking đống đơn Return/Refund để có được hướng xử lý tránh thất thoát tiềm tàng trong quá trình kinh doanh.
Tất cả các data chi phí và doanh thu được đấu nối với nhau, tự động trích xuất và xử lý data mỗi ngày hay thậm chí vài tiếng một lần để bạn theo dõi các chỉ số này kịp thời. So với việc làm thủ công vừa mất thời gian, công sức gom nhặt nhiều bảng tính từ nhiều nguồn lại, bạn để cho hệ thống tự động hoá làm sẽ nhanh gọn và chính xác hơn rất nhiều.
Từ bảng dashboard theo dõi chi phí sàn, doanh thu thực nhận và P/L từng sàn, seller có thể kiểm soát tốt được mức độ ăn mòn lợi nhuận trong từng loại phí, từ đó
- Đảm bảo lợi nhuận ổn định, tránh việc tính sai giá sản phẩm mà không biết rằng đang bán với biên lợi nhuận thấp hơn
- So sánh hiệu quả giữa các sàn với kênh bán để lựa chọn sàn nào có lợi thế chi phí thấp để đẩy mạnh hơn
- Kiểm soát đầu tư cho CTKM và trợ giá từng giai đoạn bán hàng
- Kiểm soát chi phí tới từng SKU rồi lựa chọn điểm bán, chiến lược giá hay cách chạy marketing tối ưu nhất
Giống như một ngôi nhà vững chắc cần nền móng kiên cố, mô hình kinh doanh cũng phải dựa trên hệ thống vận hành chặt chẽ, dòng tiền được kiểm soát và điều tiết hiệu quả để đảm bảo lợi nhuận trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Khi câu chuyện sống còn không chỉ là tăng trưởng nữa, nhà bán hàng phải bắt đầu kiếm soát được chi phí, ổn định bộ máy để có ứng biến phù hợp với thị trường.