Trong quá trình triển khai Elton ở Việt Nam cho SME, mình thấy đa số SME hiện tại đang chuẩn bị bước vào giai đoạn đầu của sử dụng data: sử dụng làm báo cáo. Chuyện này hết sức bình thường, không có gì cần nhảy cóc cả, vì sau khi nhận thức được là cần tự động hóa và cần số hóa vận hành, đoạn này ổn ổn rồi thì người ta sẽ bắt đầu quan tâm tới việc sử dụng data như thế nào. Và đơn giản nhất, dễ ra kết quả nhất, đó là tạo ra các báo cáo tự động từ chính các hệ thống vận hành này.
Thật ra thì nhu cầu báo cáo tự động này cũng không phải xuất hiện liền đâu, mà đa số các bạn quản lý, hoặc thậm chí là BOD đã phải trải qua giai đoạn làm báo cáo thủ công: mỗi khi cần số má, thì phải nhắn các team liên quan tổng hợp số, chờ tầm vài ngày để họ download số từ các hệ thống, sau đó tổng hợp, rồi đưa lên báo cáo, gửi cho các sếp xem. Đoạn này lag time mình thấy thường là 2-3 ngày, có khi là 7 ngày tùy quy mô và tùy lượng data. Và đương nhiên data lớn chút như dữ liệu đơn hàng, dữ liệu ads là Excel đứt gánh :)) Google Sheets cũng thế, lag banh, mở file còn chậm thì làm sao mà thao tác dễ dàng.
Nhưng pain point ở đây là file này không được update, cần số thì lại lặp lại quy trình trên, lại chờ 2-3 ngày. Và chưa kể dễ sai sót do người làm tay, mà sai thì hên sẽ được phát hiện, xui thì bị bỏ qua và số sai bị dùng để đưa ra quyết định luôn.
Và chưa kể thời gian đi tổng hợp số thì đã chiếm mất mấy ngày của nhân sự chuyên môn, thay vì thời gian đó họ tạo ra giá trị cao hơn thì giờ họ phải đi làm báo cáo.
Thế nên chỉ cần tự động hóa được đoạn gom số má rồi đưa lên một cái dashboard, một cái báo cáo nào đó, hay chỉ đơn giản là đưa về Lark để hiển thị lên thành dashboard trong Lark thôi cũng đã giúp rất nhiều rồi. Thời gian đó là tiền, lại còn tăng được độ chính xác, và bất kể khi nào cần số thì có ngay lập tức. Dashboard sờ sờ ra đó thì nó lại chẳng nhàn quá.
Mình có đính kèm 2 luồng làm báo cáo tự động mà mình thấy hữu ích và đã chạy thực tế, cho 2 ngành là bán hàng online và agency chạy performance nha, bạn nào cần thì tham khảo nhé.
Nói chung á, có data rồi thì bạn cứ kéo data về cho nó hiển thị lên báo cáo, mỗi sáng vô coi, hoặc ngày vô coi 2-3 lần là đã nhàn lắm rồi. Chưa cần tới real time, chưa cần làm cái gì fancy hết. Bắt đầu đi từ những bước đơn giản nhất trước, mấy cái cao siêu từ từ làm sau.