Khi triển khai Data Warehouse, Data Platform cho các công ty vừa và nhỏ (SME) ở Việt Nam, mình thấy hệ thống báo cáo tự động thường là kết quả đầu tiên nhìn thấy được. Nhưng giá trị thực sự của nó không chỉ dừng lại ở những biểu đồ đẹp mắt để nhân viên cầm đi báo cáo sếp, mà nó nằm ở việc tự động hóa công việc, tiết kiệm thời gian ra quyết định, và quan trọng hơn cả: giúp mỗi quyết định được đưa ra một cách tự tin hơn, giảm thiểu rủi ro sai sót.
Mình thích nghĩ về các giải pháp data như là một cách “mua lại” thời gian của bạn, từ chủ doanh nghiệp cho đến các bạn vận hành, vì chỉ riêng phần này đã có nhiều lợi ích lắm.
Từ "tranh luận số liệu" đến “tập trung giải pháp”
Khi triển khai Elton Data cho một doanh nghiệp bán lẻ với khoảng 9 cửa hàng offline cùng hệ thống website và sàn thương mại điện tử, họ gặp vấn đề lớn về sự không đồng nhất. Trước đây, mỗi bộ phận giữ một file Excel riêng, dẫn đến những cuộc họp kéo dài chỉ để tranh cãi xem: “Doanh thu của bạn hay của tôi đúng?”, hoặc “SKU nào bán chậm, chậm là chậm thế nào?”. Chỉ đơn giản là kết nối data từ hệ thống vận hành và data từ sàn để lên một báo cáo tự động về bán hàng thôi là đã không còn phải cãi nhau vì những thứ như thế này, vì data gốc chỉ có 1, và các metrics cũng được định nghĩa rõ ràng: doanh thu tổng (GMV) là gì, NMV tính ra sao, mốc thời gian ghi nhận doanh thu là khi nào, có thuế hay không thuế, giảm giá đơn vs giảm giá cho từng sản phẩm phân bổ như thế nào.
Thay vì mất nhiều giờ tranh luận "số ai đúng", họ dành 2 tiếng đó để bàn giải pháp xem làm sao tăng doanh thu, làm sao clear hàng nhanh, làm sao để đẩy tiếp con SKU đang win. Các quy trình bị tắc nghẽn trước đây được khơi thông ngay lập tức.
Giảm sai sót khi làm số thủ công (cái này quan trọng)
Một dự án khác của Elton Data triển khai cho công ty bán kết hợp Online (sỉ & lẻ) và Offline. Nhờ việc gắn API để tự động trích xuất data về đơn hàng, doanh thu từ hệ thống bán hàng của họ (bên đó xài Kiotviet), và chi phí Ads, việc báo cáo trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Khách có nói với mình sự tiết kiệm thời gian này cũng là tiết kiệm Chi phí cơ hội (Opportunity Cost) và cũng là để giảm sai sót. Các bạn nhân viên thay vì mất 4 tiếng mỗi ngày để tải, copy-paste và tổng hợp số liệu (công việc lặp lại, chán, và dễ sai sót), nay có thể dành thời gian đó để phân tích xem sản phẩm nào đang bán tốt, kịch bản giá nào hiệu quả (công việc giá trị cao).
Với các đơn vị có sẵn nhân sự Data/BI, họ hoàn toàn có thể tự chủ việc tùy biến dashboard trên nền tảng của Elton mà không bị phụ thuộc, vừa tiết kiệm chi phí, vừa linh hoạt thay đổi theo thị trường.
Khả năng mở rộng (Scalability) và giảm tải áp lực nhân sự
Có một ví dụ khá hay từ một đơn vị kinh doanh hàng điện tử gia dụng với 6 thương hiệu khác nhau trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, và họ cũng có cửa hàng riêng nữa. Trước đây, nhân viên phải tải thủ công từng file đơn hàng mỗi ngày. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn cực kỳ dễ sai sót khi lượng đơn tăng cao, dễ dẫn đến tình trạng nhân viên bị quá tải (burnout) và chán nản với các công việc lặp lại. Khi đã xài Elton Data, dữ liệu từ các nơi tự sync hết về Data Warehouse. Giá trị ở đây là tính Mở rộng (Scalability): Dù công ty có mở thêm 5 thương hiệu hay lên thêm 3 sàn mới, khối lượng công việc làm báo cáo vẫn gần như không thay đổi. Các sếp cũng có thể tự kéo thả dữ liệu trên PowerBI hay Looker Studio để xem các chiều thông tin mong muốn mà không cần chờ đợi team data "xào nấu" lại.
Dữ liệu của bạn là "Vũ khí bí mật" của riêng bạn
Một điểm mình muốn nhấn mạnh là dữ liệu thì ai cũng biết là phải giữ đồ của mình, nhưng ngoài ra thì những chỉ số bạn theo dõi, các best practice, các hành động bạn sẽ thực thi dựa trên dữ liệu cũng là thứ cần được bảo vệ. Elton Data cung cấp các template báo cáo chuẩn (Best Practice) của thị trường để bạn bắt đầu nhanh chóng. Tuy nhiên, mình hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có những "bí kíp kinh doanh" và các “metrics độc quyền”, thế nên template chỉ là những cái chung nhất, còn những thứ mà bạn tự customize thì Elton không muốn (và cũng không thể) sao chép, do nó nằm trên hệ thống báo cáo của bạn, thứ mà Elton Data không có quyền truy cập vào. Việc đem template của công ty này cho công ty khác xài cũng không hợp lý trừ khi có sự cho phép của chính chủ.
Sự tiết kiệm sẽ đến từ việc bạn sử dụng dữ liệu hiệu quả, chứ không cần gì cao siêu hay phức tạp cả. Hãy dùng dữ liệu như một người “trợ lý” giúp bạn theo dõi tình hình theo thời gian thực (real-time), phát hiện vấn đề ngay khi nó vừa chớm nở thay vì chờ báo cáo cuối tháng.
Và đừng quên, ở vai trò là người làm kinh doanh, những “gut feeling” hay trực giác của bạn cũng rất quan trọng. Hãy dùng data như một cái “chống lưng” vững chắc để khi ra quyết định, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn nhé. Chúc thành công!