Sau 1 tháng kể từ khi triển khai các Dashboard Template theo dõi chi phí, doanh thu và dòng tiền của các sàn TMĐT, Elton nhận ra nhiều seller gặp khó khăn trong việc nắm bắt khái niệm các loại dữ liệu và cách khai thác thông tin trên dashboard sao cho hiệu quả
Phần lớn dữ liệu trong các template vẫn là những loại quen thuộc dùng để tổng hợp trong các báo cáo P/L mỗi tháng như doanh thu bán, các loại phí sàn cơ bản,.. Bên cạnh đó, team mình mới thấy được nhiều dữ liệu khá là mới mẻ và hữu ích sau khi dành thời gian đào sâu, kết nối chúng lại theo đúng logic dòng tiền, chuyển động của trạng thái đơn hàng như theo dõi các đơn giao không thành công sau khi gửi đi, chi phí các đơn hoàn tiền một phần (Partial Return) hay phát hiện loại phí ẩn giấu khác bên cạnh 3 loại cơ bản.
Từ nhiều bảng dữ liệu được xử lý gọn gàng và tập trung trong warehouse, seller có thể hoàn toàn tự tìm hiểu và phát triền thêm các bảng mapping, chart biểu đồ và dashboard khác nhau để trực quan hoá được nguồn dữ liệu dồi dào mà bạn đang nắm giữ (Tool trực quan hoá dữ liệu hiện tại team thường xuyên sử dụng là Google Looker vì nó free, dễ dùng và tích hợp gọn lẹ với Big querry).
Bạn có thể dùng bài viết này như bản chỉ dẫn ban đầu giúp nắm rõ các quy tắc và khái niệm dữ liệu cơ bản, cơ chế kết toán đơn hàng - cách sàn tính toán và chuyển tiền cho seller, kết hợp với việc sử dụng bộ template dashboard mà Elton cung cấp để khai thác hiệu quả dữ liệu trong việc kiểm soát dòng tiền, chi phí trên Shopee.
1. Về cơ bản, dòng tiền chạy như thế nào?
| Giai đoạn | Diễn giải |
| 🛒 Khách đặt hàng | Người mua thanh toán trước toàn bộ đơn hàng qua Shopee. |
| 🚚 Đơn giao thành công | Sau khi giao hàng, Shopee giữ tiền trong tài khoản tạm giữ (Escrow). |
| 📆 Kết toán | Shopee tính toán phí, hoàn tiền, điều chỉnh… rồi chuyển khoản cho người bán. |
Trong bảng dữ liệu mà Elton dùng trong báo cáo Chi phí và dòng tiền này, Escrow - Tổng số tiền mà người bán dự kiến nhận được cho đơn hàng và sẽ thay đổi trước khi đơn hàng hoàn tất - là dữ liệu chính để tính toán dòng tiền thực nhận hàng tháng.
Số tiền tạm tính (Escrow amount) = Doanh thu gộp (Gross revenue) - Tổng phí sàn (Total fee)
Bản thân 2 tầng dữ liệu này: Doanh thu (revenue_breakdown) và Chi phí (fee_tax_breakdown) đếu chứa nhiều trường dữ liệu chi tiết hơn để tụi mình có thể bóc tách, phân tích và xử lý trong các tác vụ phức tạp hơn, nhưng Escrow vẫn là giá trị chính để nắm được dòng tiền của seller chạy như thế nào từ lúc khách hàng đặt đơn cho đến khi hoàn thành đơn hàng, tiền về đến tay người bán
2. Các trường dữ liệu chính
Sau đây là bảng tổng hợp các trường dữ liệu chính về doanh thu, chi phí có trên dashboard. Một số data dưới đây được note “không có sẵn” có nghĩa là không được lấy trực tiếp từ bảng gốc (payment_escrow_details) mà phải tính toán chút trước khi sử dụng
| Trường | Ý nghĩa | Ghi chú |
| Order ID | Mã đơn hàng | Định danh duy nhất |
| escrow_amount | Số tiền tạm giữ | Số tiền người bán dự kiến nhận, được từ lúc hoàn thành bàn giao cho shipper |
| Released Amount | Số tiền thực nhận | Số tiền cuối cùng Shopee chuyển về cho người bán (không có sẵn) |
| seller_return_refund | Số tiền hoàn lại cho người mua | Do hủy/trả hàng |
| Adjustment Amount | Phí khác khác | Điều chỉnh liên quan đến phí hoàn trả, phí hoa hồng Tiếp thị liên kết (không có sẵn) |
| buyer_total_amount | Tổng số tiền người mua đã thanh toán |
Bên cạnh đó, các dữ liệu về Chi phí (fee_tax_breakdown) cũng được sàn được thu thập và hệ thống chi tiết và đầy đủ trong bảng dữ liệu gốc với đơn vị tracking nhỏ nhất là đơn hàng (order_id). Các anh chị seller có thể tham khảo qua bảng tổng hợp dưới đây (hoặc tại link này) để hiểu thêm từng trường dữ liệu, từ đó tuỳ chỉnh ra các report ứng dụng thực tế vào bài toán kinh doanh, vận hành của doanh nghiệp mình nhé.
| Tên trường | Mô tả |
|---|---|
| buyer_paid_shipping_fee | Phí vận chuyển mà người mua thanh toán |
| buyer_transaction_fee | Phí giao dịch người mua phải trả |
| commission_fee | Phí hoa hồng Shopee thu từ người bán |
| service_fee | Phí dịch vụ Shopee thu từ người bán |
| seller_transaction_fee | Phí giao dịch người bán phải trả |
| final_shipping_fee | Phí vận chuyển cuối cùng người bán chịu |
| final_return_to_seller_shipping_fee | Phí vận chuyển hoàn trả hàng về người bán |
| actual_shipping_fee | Phí vận chuyển thực tế |
| shipping_fee_discount_from_3pl | Giảm giá vận chuyển từ bên vận chuyển |
| estimated_shipping_fee | Phí vận chuyển ước tính |
| reverse_shipping_fee | Phí giao hàng ngược (hoàn trả) do Shopee thu |
| credit_card_transaction_fee | Phí giao dịch qua thẻ tín dụng |
| campaign_fee | Phí chiến dịch do Shopee thu |
3. Công thức kết toán đơn hàng
Số tiền thực nhận (Released Amount) = escrow_amount, chỉ lấy đơn giao thành công (COMPLETED)
Số tiền tạm giữ (Escrow Amount) = Doanh thu gộp (Gross revenue), trừ đi các loại phí sau
- Commission Fee
- Transaction Fee
- Service Fee
- Refund Amount
± Adjustment Amount: chi phí khác phát sinh trên một số đơn hàng như sau
| Loại điều chỉnh | Ghi chú |
| Phí hoa hồng Tiếp thị liên kết | |
| Chênh lệch phí trả hàng | Shopee bù 1 phần hoặc trừ thêm nếu trả hàng không đúng quy trình |
| Hoàn phí vận chuyển cho người bán | Nếu người mua hủy đơn sau khi hàng đã gửi đi (đôi khi Shopee hỗ trợ 1 phần phí ship) |
| Chiết khấu/phí truy thu sau kiểm tra | Ví dụ đơn bị khiếu nại, Shopee truy thu lại tiền dù đơn đã chuyển trạng thái hoàn tất |
| Phí từ các chương trình khuyến mãi (ngoài phí dịch vụ) | Nếu người bán đăng ký chiến dịch riêng như “Mua X tặng Y” có điều kiện phụ |
| Điều chỉnh do trả hàng/hoàn tiền ngoài hệ thống | Nếu hoàn tiền được xử lý thủ công ngoài quy trình bình thường |
| Điều chỉnh liên quan lỗi hệ thống/thanh toán | Trường hợp cá biệt: ví dụ hệ thống thu sai, Shopee hoàn lại |
4. Gợi ý cách theo dõi đơn Return - Refund:
Trong bảng payment_escrow của Shopee, việc theo dõi chính xác các đơn refund/return là rất khó vì:
- Trường order_status không có (nên không biết đơn đó là hoàn thành hay hủy do hoàn/trả).
- Các đơn REFUND hoặc RETURN cuối cùng thường ghi nhận là CANCELED, không thể phân biệt lý do (ví dụ: người mua tự hủy vs. trả hàng hoàn tiền).
- Không có dấu hiệu rõ ràng về thời điểm refund hay giá trị hàng hóa hoàn về.
✅ Bài toán này có thể giải bằng việc kết nối với các bảng khác để ghép nối các trường dữ liệu lại, tạo ra một đường đây liền mạch hơn để theo dõi sát sao
Shopee cung cấp các endpoint API như:
- returns.get_return_list
- returns.get_return_detail
- order.get_order_detail
Bạn có thể:
- Lấy danh sách các đơn có phát sinh yêu cầu trả hàng.
- Dò order_ID hoặc order_sn (order serial number) với bảng payment_escrow để gắn nhãn là “refund/return”.
- Truy ngược lại lý do, trạng thái hiện tại (đã nhận hàng lại chưa, đã hoàn tiền chưa…).
👉 Elton có thể giúp bạn gọi API từ Shopee, và dùng các logic phân loại trên để xác định đơn refund/return rồi sau đó tích hợp thêm dữ liệu thời gian & dòng tiền để theo dấu được các đơn này một cách chính xác